Was hätten Sie gerne gewusst, bevor Sie einen Vertrag mit einer Outsourcing-Firma unterschrieben haben und Ihre Funktionen ausgelagert haben? Oder vielleicht möchten Sie im Moment eine Ihrer Funktionen auslagern und wollen sicher sein, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben.
1. Wie werden Sie betreut?
Vor der Unterzeichnung eines Vertrages, um eine Ihrer Business-Funktionen auszulagern, ist es wichtig, dass Sie genau herausfinden, wie die Firma und das Account Management der Firma strukturiert ist, wer Ihre primären Ansprechpartner wären, wer tatsächlich die Arbeit für Sie macht. Es ist auch sehr wichtig zu wissen, wer Ihre Ansprechpartner sind, wenn es Probleme gibt. Gute Kommunikationskanäle mit den richtigen Menschen sind entscheidend für eine erfolgreiche Lieferung von Dienstleistungen, die Sie haben möchten.
Einige Outsourcing-Firmen werden Ihre Aufgaben an weitere Kooperationspartner und ihre Teams weiterleiten, mit welchen Sie keinen direkten Kontakt haben. Sie sollten sich darüber informieren und sicher sein, dass dies nicht passieren wird.
2. Was passiert, wenn sich Ihr Geschäft ändert?
Es kann passieren, dass Sie Ihre Arbeitskräfte reduzieren müssen oder dass Sie sich in einer Situation finden, die einen Einfluss auf die Aufgaben, die Sie auslagern möchten, haben kann. Die Aufgaben können sich ändern und davon abweichen, was Sie zu Beginn Ihres Vertrages ausgelagert haben wollten. Die entscheidende Frage ist, ob der Vertrag flexibel genug ist, um Ihren aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen gerecht zu werden. Wenn Sie die Dienste ändern müssen, finden Sie heraus, ob Sie dafür extra bezahlen müssen, vor allem, wenn die Funktionalität, die Sie benötigen, über ihre Standardpakete hinausgeht.
3. Was bedeutet “Die Genauigkeit” für Sie und wie wichtig ist sie für die Agentur?
Outsourcing-Beziehungen können sehr schnell zu Ende gehen, wenn die Zeit, die theoretisch durch Outsourcing gespart wird, dann bei der Überprüfung der Aufgaben, die an die Outsourcing-Firma ausgelagert sind, verschwendet wird. Es ist wichtig, dass die Outsourcing-Firma nach dem gleichen oder sogar höheren Standards als den eigenen strebt. Zum Beispiel, ist der Outsourcer nur darauf fokussiert für Sie die Aufgaben zu erledigen oder ist er auch daran interessiert Ihre Bedürfnisse zu erfüllen und Sie mit eigenen Vorschlägen bei der Weiterentwicklung Ihres Geschäftes zu unterstützen.
4. Wie dringend ist dringend?
Eine der häufigsten Beschwerden über das Outsourcing ist der Mangel an Dringlichkeit bei der Beantwortung von Fragen. Dies ist oft ein Spiegelbild, wie das Unternehmen betrieben wird und die Kunden betreut werden. Eine gute Firma wird herausfinden, was für ihre Kunden dringend ist und dass sie schnell auf die Anfragen von Kunden reagieren sollen.
5. Wie ist das Unternehmen strukturiert?
Im Idealfall werden Sie im Laufe der Zeit eine enge Geschäftsbeziehung mit der Outsourcing-Firma aufbauen. Aufgrund dieser engen Beziehung müssen offene Diskussionen über die Leistung oder über weitere notwendige Dienstleistungen, die an die Outsourcing-Firma gerichtet werden sollen oder darüber, wo Probleme entstehen, von einer Person, wie z.B. Account Manager, mit der Outsourcing-Firma kommuniziert werden. Der Account Manager sollte sicherstellen, dass das Outsourcing-Verhältnis für beide Parteien funktioniert.