Fehler2Über die Themen, was eine virtuelle Assistenz ist und welche Aufgaben von VAs übernommen werden können haben wir bereits auf unserer Homepage berichtet. Wie soll man sich aber für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz vorbereiten und welche Fehler sollten vermieden werden?

Die Entscheidung, einen virtuellen Assistenten zum ersten Mal zu buchen ist ein großer Schritt und wenn Sie diesen richtig machen, dann kann es Ihr Leben nur verbessern.

Die Arbeit mit einem virtuellen Assistenten ist nicht so einfach, wie das Drücken einer „einfachen Taste“. Für viele Menschen sind Einstellung, Delegierung und Verwaltung völlig neue Fähigkeiten, die sie lernen müssen zu meistern.

Dieser Artikel wird Sie nicht über Nacht zu einem Profi machen, sondern Ihnen einen Einblick in fünf sehr häufige Fehler geben, die Menschen bei der Einstellung von virtuellen Assistenten machen und wie Sie diese vermeiden können.

1. Überspringen der Vorbereitung

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten sind nicht nur die Kompetenzen und vorherige Erfahrungen des Assistenten wichtig. Selbstverständlich sollte man bei der Auswahl des Assistenten darauf achten, ob er bereits Erfahrungen mit gleichen oder ähnlichen Aufgaben, die man auslagern möchte, gesammelt hat oder welche Vorkenntnisse er schon hat, um sich schnell in ein neues Aufgabengebiet einzuarbeiten. Doch der Erfolg hängt nicht nur davon ab. Von maßgeblicher Bedeutung für den Erfolg und Mehrwert, den Ihnen ein VA bringen soll, ist auch die richtige Vorbereitung und Beschreibung der Aufgaben. Denn auch der beste und erfahrenste Assistent wird seine Aufgabe nicht zu Ihrer vollsten Zufriedenheit erledigen können, wenn er keine genauen Vorgaben, Erwartungen und Ziele von Ihnen bekommt.

Um seinen virtuellen Assistenten auch wirklich effizient einsetzen zu können, sollte man vorher genau wissen, welche Aufgaben oder Aufgabengebiete man an den Assistenten auslagern möchte. Am besten Sie schreiben eine Woche lang genau auf, welche Aufgaben Sie denn täglich oder wöchentlich zu erledigen haben. Wichtig dabei ist, auch zu beachten, welche Aufgaben man eigentlich noch machen sollte oder könnte, aber einfach keine Zeit dafür findet. Das wäre z.B. mehr Aktivität in den Sozialen Medien, Geburtstagsglückwünsche an Kunden und Kontakte senden, alte Datenbanken aktualisieren, Kontakt zu ehemaligen Kunden aufnehmen, um wieder auf sich aufmerksam zu machen. Aufgaben dieser Art können einen großen Erfolg bringen, werden jedoch häufig vernachlässigt, da man im alltäglichen Stress einfach nicht dazu kommt und andere Prioritäten hat. Wenn Sie aber erst einmal eine Liste mit allen aktuellen und möglichen Tätigkeiten haben, werden Sie leichter entscheiden können, was Sie an Ihren Assistenten auslagern können.

Nachdem Sie entschieden haben, um welche Aufgaben sich in Zukunft Ihr virtueller Assistent kümmern soll, wäre der nächste Schritt diese Aufgaben auch für den Assistenten aufzulisten, eine genaue Aufgabenbeschreibung mit Ihren Erwartungen, Zielen und gewünschten Vorgangsweisen zu erstellen. Natürlich werden mit der Zeit einige Aufgaben wegfallen und andere dazukommen, jedoch sind genaue Vorgaben und Beschreibungen sehr wichtig, damit der Assistent seine Arbeit richtig erledigen kann und Sie letztendlich auch zufrieden sind.

Ein großer Fehler ist es, davon auszugehen, dass der VA eine Aufgabe auch ohne genaue Beschreibung und Vorgaben schon richtig machen wird, da er solche Aufgaben auch schon für andere Kunden getätigt hat. Dies kann ihm die Aufgabe zwar vereinfachen, bedeutet aber nicht unbedingt, dass es auch für Sie richtig und zufriedenstellend sein wird. Denn jeder Kunde hat seine eigenen Vorstellungen oder Wege, wie er seine Aufgabe umgesetzt haben möchte. Ein einfaches Posten von Beiträgen auf Facebook wird z.B. von Kunden zu Kunden anders erwartet. Klären Sie daher schon im Voraus mit Ihrem Assistenten, wie Sie die Aufgaben gelöst haben wollen. Ein erfahrener Assistent wird Ihnen auch eigene Ideen und Vorschläge geben, jedoch sollten Sie ihm schon eine Grundlage geben. Eine Aufgabenbeschreibung dient erfahrenen Assistenten nicht nur als Konzept für die Umsetzung, sondern gibt ihnen auch einen ersten Eindruck über Sie als Persönlichkeit und worauf Sie besonders Wert legen.

2. Nicht vergessen: Sie bekommen, was Sie bezahlen

Im Vergleich zu den Vollzeitmitarbeitern ist die Einstellung eines virtuellen Assistenten die kostengünstigere Wahl.

Die Wahrheit ist, dass Sie in den meisten Fällen soviel erhalten, wie Sie bezahlen. Ein sehr niedriges Angebot kann attraktiv aussehen, behandeln Sie es aber als Ausnahme und bedenken Sie, dass vielleicht der Auftragnehmer nicht wirklich Ihre Anforderungen erfüllen kann.

Es ist anzumerken, dass höhere Preise nicht immer zu höherer Qualität führen, aber auch das absolut günstigste Angebot ist oft ein Rezept für Enttäuschung und langfristig verursacht es auch höhere Kosten. Klären Sie daher schon im Voraus, was Ihnen ein Bewerber mit sehr niedrigem Stundenlohn bieten kann, welche Aufgaben er übernehmen kann und wie seine erforderten Sprachkenntnisse sind. Häufig stellt sich heraus dass Assistentin, die ihre Dienstleistungen zu Preisen von 3-4 € anbieten eher aus Ländern kommen, wo Deutsch nicht zu den gängigen Sprachen gehört. Aufgaben werden daher nicht richtig verstanden oder können nicht selbstständig übernommen werden. Nachrichten und E-Mails beantworten, Kommunikation mit Ihren Kunden, Kundensupport oder Recherchen auf deutschsprachigen Seiten wären in solchen Fällen sehr schwer auszulagern. Dies könnte Sie bei der falschen Auswahl Ihres virtuellen Assistenten sehr viel Zeit, Geld und Nerven kosten.

Lassen Sie sich daher nicht nur vom günstigsten Angebot verlocken, sondern prüfen Sie, ob es Ihnen auch langfristig die Entlastung bietet, die Sie erwarten.

3. Erwartung einer Plug-and-Play-Lösung

Wie bei den besten Weihnachtsgeschenken, so bedarf es auch bei der ersten Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten an „manchen Anleitungen“

Vergessen Sie nicht die Zeit, die es braucht, um erfolgreich ein neues Teammitglied in Ihr Unternehmen zu etablieren. Auch bei hochqualifizierten Arbeitskräften gibt es noch einige „Anlaufzeit“, bevor sie die volle Produktivität erreichen. Das Gleiche gilt auch für virtuelle Assistenten – sie müssen sich mit Ihren Systemen und Prozessen bekannt machen, sie müssen auch Sie besser kennenlernen und sehen, was Ihnen wichtig ist und worauf Sie besonders Wert legen und es wird einige Zeit dauern, bis Sie und Ihr VA ein eingespieltes Team werden.

Es wäre ein Fehler zu erwarten, dass der neue virtuelle Assistent von heute auf morgen die gleichen Ergebnisse liefert wie Ihr langfristiger Mitarbeiter.

4. Einer für alles

Im wirklichen Leben würden wir nicht erwarten, dass unser Mitarbeiter ein Web-Entwickler, Content-Writer, Grafik-Designer und Buchhalter in Einem ist. Warum also das alles von einer virtuellen Assistentin zu erwarten?

Wie bei allen Professionellen, haben auch virtuelle Assistenten ihre bestimmten Bereiche, auf die sie sich spezialisiert haben. Sicher finden Sie auch einige Allrounder, die sich gleich um mehrere Gebiete kümmern können und dies kann tatsächlich gut mit Ihren Aufgaben und Zielen vereint werden. Vermeiden Sie es aber zu erwarten, dass dieser eine VA auch gleichzeitig ein Spezialist in allen diesen Bereichen ist.

Setzen Sie ihren VA für Aufgaben ein, mit denen er bereits Erfahrung hat oder die man sich schnell aneignen kann. Wenn Sie aber jemanden für z.B. Web-Entwicklung oder Grafik-Design benötigen, dann greifen Sie lieber zusätzlich auf einen Spezialisten für diese Bereiche zurück.

Buchen Sie also lieber mehrere Assistenten für verschiedene Bereiche mit jeweils weniger Stunden im Monat, als von einem Assistenten unmögliches zu erwarten. Sie werden so alle glücklicher sein.

5. Mikromanagement

Abgesehen von der Einsparung von Geld, ist der am häufigsten genannte Grund für die Einstellung von virtueller Assistenten die Einsparung von Zeit. So ist es überraschend, dass viele ihre gewonnene Zeit für die Aufsicht und Überprüfung ihrer virtuellen Assistenten einsetzen.

Es gibt eine verständliche Angst, mit jemandem auf großer Entfernung zu arbeiten. Wie wollen Sie wissen, ob Ihre VA auch wirklich arbeitet?

Um dies zu bekämpfen und Ihre gewonnen Zeit anderweitig einsetzen zu können, geben Sie den Assistenten konkrete Aufgaben und fordern Sie einen wöchentlichen Bericht, der genau beschreibt, was die Assistentin bis lang gemacht hat. Eine weitere Möglichkeit ist, auf eine Agentur zurückzugreifen, die Ihnen einen Projektleiter zur Verfügung stellt, der sich dann darum kümmert, dass Ihre Aufgaben richtig und fristgerecht bearbeitet werden und Sie die geforderten Ergebnisse bekommen. Denn erst, wenn Sie auch wirklich mehr Zeit für sich oder Ihr Kerngeschäft haben, lohnt sich eine virtuelle Assistenz für Sie.

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